Roland Gruber- Ein Angestellter nimmt durchschnittlich an 65 Meetings im Monat teil. Nach eigener Ansicht sind 50 % davon überflüssig und kosten ihn 34 Arbeitsstunden. „Death by Meeting“ nennen dies die Engländer. Dies ist das Ergebnis der Zusammenfassung mehrerer Zeitmanagement-Studien, die der Software-Hersteller Atlassian durchgeführt hat.
Aus eigener Erfahrung wissen wir alle: viele Meetings sind zwar sinnvoll, aber häufig ineffektiv. Die Diagnose ist klar, die Rezepte eigentlich auch:
- klare Tagesordnung
- Uhrzeiten, nicht nur für Anfang und Ende, sondern auch für die einzelnen TOPs
- Teilnehmer (namentlich: wer nimmt alles teil?)
- professionelle Moderation
- Ergebnisprotokolle und Aktionspläne (wer macht was bis wann?)
Rolf van Dick, Professor für Sozialpsychologie und Direktor des Center for Leadership and Behaviour in Organizations an der Goethe-Universität in Frankfurt warnt auch vor der häufig gestellten Eingangsfrage nach zusätzlichen Punkten für die Tagesordnung. Neue Punkte sind dann oft nicht gut vorbereitet, werden nur kurz oder gar nicht diskutiert, bringen die Tagesordnung durcheinander und erzeugen Frust und Unzufriedenheit. Es erzieht auch die Teilnehmer zur Disziplin, wenn sie wissen, dass ihre Punkte zwei Tage vor dem Meeting abgeliefert werden müssen und ansonsten erst beim nächsten Mal behandelt werden können. Dass auch mal – als Ausnahme – ein Krisenpunkt aufgenommen werden kann, versteht sich von selbst.
Zeit sparen: Im Stehen tagen
Sie kennen vielleicht das berühmte NASA-Experiment der Universität von Missouri. Über 100 Gruppen mit jeweils 5 Personen sollten ein Meeting abhalten um das folgende Problem zu diskutieren:
„Sie sind auf dem Mond gelandet und haben keinen Kontakt zur Erde. Bitte sortieren Sie die Liste der folgenden 15 Gegenstände in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit für Ihr Überleben.“ Experten der NASA hatten vorher die Wichtigkeit bewertet, die Ergebnisse konnten also schnell verglichen werden. Das Experiment lieferte eine Vielzahl von Ergebnissen über Rollen in Gruppen, Diskussionskultur und anderes. Uns soll hier vor allem ein Aspekt interessieren: die Hälfte der Gruppen wurde aufgefordert im Stehen zu diskutieren, die andere Hälfte saß bei der Diskussion.
- die Meetings im Stehen waren um 34 % kürzer
- es gab keine signifikanten Unterschiede bei der objektiven Qualität der Ergebnisse, die „stehenden“ Gruppen schnitten sogar leicht besser ab
- die „sitzenden“ Gruppen fühlten sich allerdings etwas komfortabler und zufriedener
Zusammenfassend lässt sich also sagen: Meetings im Stehen sparen Zeit bei gleicher oder höherer Effizienz. Wenn Sie es ausprobieren wollen, prüfen Sie, ob Ihr Meetingraum dafür überhaupt geeignet ist (Platz!!), hilfreich sind Pinnwände und/oder Flipcharts und natürlich die Anzahl der Teilnehmer. Mehr als 8 – 10 sind zu viel.
Professor van Dick betont auch den „Ritualcharakter“ der Meetings im Stehen. Sie sind offenbar identitätsstiftend, auch im Sinne eines positiven Merkmals im Unterschied zu anderen Teams. Nach seiner Erfahrung sind in „echten“ Teams, anders als beim Experiment, die Teilnehmer nach einer Eingewöhnungszeit deutlich zufriedener als vorher.